A. Quy trình quản lý chứng từ

1. Lái xe nhận chứng từ hàng hoá từ Nhà cung cấp.

2. Khi trả hàng xong, lái xe lấy đầy đủ chữ ký, biên bản giao hàng …của khách hàng

3. Chứng từ sau khi khách hàng ký nhận được chuyển về P.điều hành.

4. P.Điều hành làm nghiệp vụ check sheet chứng từ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán bản photo chứng từ làm đối chiếu sau này

5. Chứng từ gốc sẽ chuyển cho Nhà cung cấp sau 6 ngày kể từ ngày nhận hàng

B. Quy trình Giải quyết sự cố

1. Lái xe thông báo về P.điều hành

2. Lái xe thông báo sự cố về BP. Tổng hợp BH

3. Hai bộ phận xác nhận sự việc thông báo cho Nhà cung cấp và khách hàng

4. Xác nhận được mức độ sự cố cùng sự điều hành của Nhà cung cấp P.điều hành sẽ cho xe đến nơi xảy ra sự cố chuyển tải hàng hóa

C. Quy trình điều hành xe vận chuyển

1. Nhân viên điều hành của VANTAIPRO nhận kế hoạch vận chuyển từ các khách hàng.

2. Ngay khi có được kế hoạch và các thông tin từ khách hàng, nhân viên điều hành tiến hành xử lý thông tin.

- Thông tin về hàng hóa: Chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, khối lượng và thể tích hàng hóa. Ngoài ra chúng ta cũng cần quan tâm tới các đặc tính khác của hàng hóa…

- Thông tin về địa điểm giao nhận hàng hóa: Cần phải có được các thông tin về nơi giao, nhân hàng hóa. Người liên hệ giao, nhận hàng, các thông tin về đường xá, địa điểm nơi phương tiện đỗ để nhận và giao hàng…

- Thông tin về phương tiện vận chuyển: Phải có được thông tin về các loại phương tiện mình có, sẵn sàng cho việc phục vụ khách hàng.(số lượng, chủng loại, tình trạng xe…)

- Thông tin về giá cước vận chuyển: căn cứ trên các thông tin xử lý ở trên tiến hành tính cước vận chuyển cho kế hoạch vận chuyển đó của khách hàng (tùy khách hàng , tùy vào hoàn cảnh cụ thể có thể linh hoạt áp dụng cách tính cước phí).

3. Thông tin về giá cước vận chuyển cho khách hàng(chậm nhất là 30 phút sau khi nhận được kế hoạch từ khách hàng).

4. Nhận thông tin xác nhận (có thể là hợp đồng vận chuyển, email…).

5. Xây dựng kế hoạch điều động phương tiện (sau khi có kế hoạch, khác chậm nhất là 30 phút).

6. Gửi ngay kế hoach điều động tới khách hàng, nhà xe, những người có liên quan khác.

7. Điều động phương tiện tới nơi nhận hàng theo yêu cầu của khách hàng(đúng thời gian, địa điểm).

8. Tiến hành giao nhận hàng hóa, làm lệnh vận chuyển.

9. Trả hàng hóa tại nơi được yêu cầu.

10. Chuyển lại cho khách hàng các chứng từ xác nhận hàng hóa và bảng tính cước vận chuyển sau 120 tiếng (5 ngày 5 đêm) kể từ khi xe chạy khỏi nơi giao nhận hàng của khách hàng. (đồng thời gửi bảng tính cước vận chuyển của khách hàng cho phòng kế toán).

D. Quản lý cung độ vận chuyển

Thực hiện tiêu chí Thông tin, liên lạc, phòng vận tải hàng ngày sẽ liên lạc cho lái xe để xác định các thông tin:

- Xe hiện tại đang ở khu vực nào ( Giờ, ngày, tháng, địa điểm xe vận chuyển ….)

- Kiểm tra hiện trạng hàng hóa, tình trạng của phương tiện